Over ons privacybeleid

FreshlyMind geeft veel om jouw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen jouw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van FreshlyMind. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25/05/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over jou door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Wanneer je vragen hebt over ons privacybeleid kun je contact met ons opnemen, je vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Gegevensverwerking

Hieronder kun je lezen op welke wijze wij jouw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Veiligheid

SSL Beveiliging  / HTTPS

Onze volledige website beschikt over het SSL Certficiaat / HTTPS. Met SSL wordt vertrouwelijke informatie versleuteld verzonden, zodat uw gegevens niet onderschept kunnen worden.

Back-ups

Om het verlies van data te voorkomen maken wij dagelijks back-ups. Deze worden versleuteld opgeslagen en 6 maanden bewaard.

Opslaglocatie

Al onze data wordt versleuteld opgeslagen binnen de Europese Unie.

Welke gegevens bewaren wij?

Bestelgegevens

Bij het plaatsen van een bestelling hebben jouw persoonsgegevens nodig om de bestelling goed uit te kunnen voeren. De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn; voor & achternaam, eventuele bedrijfsnaam, adresgegevens, emailadres en telefoonnummer. Jouw IP-adres wordt daarnaast meegegeven bij het plaatsen van een bestelling.

Contactgegevens

Wanneer je vragen hebt kun je via het contactformulier je vraag bij ons neerleggen.
Hierbij vragen we naar je naam en e-mailadres om je zo goed mogelijk te helpen en je vraag te kunnen beantwoorden.

Indien je gebruikt maakt van onze klantenservice via WhatsApp dan bewaren wij jouw telefoonnummer en gesprekberichten.

Nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief bewaren wij jouw e-mailadres om het versturen van de nieuwsbrief mogelijk te maken.

Bewaartermijn

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Of gebruiken we jouw gegevens anoniem, omdat we bepaalde data nodig hebben voor interne analyses en rapportages zoals de waarde van je bestelling. Lees hieronder hoelang wij bepaalde gegevens bewaren:

  • Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren.
  • Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar.
  • Als wij jouw product(en) vervangen, bewaren we jouw melding en contactgegevens 7 jaar.
  • E-mailverkeer of WhatsApp berichten worden bewaard zolang dit nodig is met een maximum van 1 jaar. Daarna gebruiken we je gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
  • Als je je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we jouw mailadres en opt-in zolang je ingeschreven staat. Wanneer je je uitschrijft verwijderen wij deze gegevens.

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die jij verstrekt.

Daarnaast kunnen we je gegevens gebruiken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent dat we de meest optimale, persoonlijke service willen verlenen. Hierbij denken we altijd aan jouw privacy. Dit geldt voor:

  • Nieuwsbrief & e-mail
  • Social media
  • Persoonlijk advies
  • Klantaccount
  • Reviews
  • Bezoek van FreshlyMind.com
  • Acties

Als je gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op jouw verzoek – op een later moment contact met je op te nemen, vragen wij hiervoor expliciet toestemming. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan FreshlyMind op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Veilig betalen

Mollie

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en betaalgegevens zoals een bankrekening- of creditcardnummer.

Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Mollie behoudt zich het recht voor jouw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Billink B.V.

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Billink B.V. Billink B.V. verwerkt jouw naam, adres, woonplaatsgegevens en betaalgegevens zoals jouw bankrekening- of creditcardnummer.

Billink B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Billink B.V. behoudt zich het recht voor jouw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen.

Billink B.V. deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en informatie met betrekking tot jouw financiële positie met kredietbeoordelaars. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Billink B.V. dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Billink B.V. bewaart jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

WebwinkelKeur

Wij verzamelen reviews via het platform van WebwinkelKeur. Als je een review achterlaat via WebwinkelKeur dan ben je verplicht om je naam, woonplaats en e-mailadres op te geven.

WebwinkelKeur deelt deze gegevens met ons, zodat wij de review aan jouw bestelling kunnen koppelen. WebwinkelKeur publiceert jouw naam en woonplaats eveneens op de eigen website. In sommige gevallen kan WebwinkelKeur contact met je opnemen om een toelichting op uw review te geven.

In het geval dat wij je uitnodigen om een review achter te laten delen wij jouw naam en e-mailadres met WebwinkelKeur. Zij gebruiken deze gegevens enkel met het doel jou uit te nodigen om een review achter te laten.

WebwinkelKeur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. WebwinkelKeur behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden in te schakelen, hiervoor hebben wij aan WebwinkelKeur toestemming gegeven.

Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor WebwinkelKeur derden inschakelt.

Vervoerders

Als je een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om jouw pakket bij jou te laten bezorgen. Wij maken hierbij gebruik van de diensten van: PostNL, DHL en DPD voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij jouw naam, adres en woonplaatsgegevens met de vervoerders delen. De vervoerders gebruiken deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat een vervoerder een onderaannemer inschakelt, stelt de vervoeder jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

Administratie

Voor onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van MoneyBird. Wij delen jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen, MoneyBird heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik. MoneyBird is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. MoneyBird gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Jouw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb je als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen je hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe je op deze rechten beroep kunt doen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van jouw gegevens enkel naar het bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij je vragen om je te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvang je in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Je hebt ten allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan ons. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens totdat je de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als je verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over jou die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van FreshlyMind. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact met ons op.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot jou verwerken, dan brengen wij je daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

FreshlyMind
Eekwal 53
6871 LT – Renkum
Nederland

Telefoon: 06 27 52 57 57 (WhatsApp)
E-mail: support@freshlymind.com

Kvk:
 61168610
Btw-nummer: NL219218699B01